1、举办活动应及早筹划与确定 . 邀请国外、境外人士前来参加活动、至少于半年前发出邀请、并寄送相关说明资料 .
2、由多个机构共同举办的活动、要事先明确各自职责分工、避免多头指挥、多头对外、让嘉宾无所适从 .
3、确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素、开幕式尽量按原定时间举行、避免时间过长 .
4、开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请礼仪小姐担任主持人除外) .
5、开幕式宣布的出席活动的领导人名不宜过多 . 在介绍"出席××活动的领导、贵宾"中、不应包括主办单位的领导人、应是外宾、外单位领导人 . 一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面(主办单位领导是国家领导人的则应先报);如有外国驻华大使参加的、其位置则应提前(因其是外国元首的代表) .
6、开幕式剪彩活动能免则免、确需安排剪彩活动的、剪彩人不宜多 . 为节约起见、应以彩带代替绸带 .
7、在开场称呼中、可按国际惯例称"女士们、先生们"、或"贵宾们、女士们、先生们"、后面不必再加"朋友们、同志们" .
8、讲话中"欢迎""感谢"之类的句子要尽量归纳、以节省鼓掌时间 . 使用现场翻译时、应尽量控制场面、使讲话人与译员相配合、不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌、应在翻译完后中外双方共同鼓掌、以示对外宾的尊重 .
9、考虑到翻译上的困难、讲话中避免使用国内工作中常用的缩略语或惯用语(如"三改一加强"、"扫黄打非"等)或引用古诗、谚语 .
10、对外讲话中(含文件、资料)、宜用"我国"、"中国政府"等 .
11、介绍地方或企业情况时、要突出重点、语言简练、一忌长篇大论、由古至今、人文地理、面面俱到;二忌数字堆砌(如有必要、可提供文字资料) .
12、展览开幕式不同于报告会、主办者或领导人不宜长篇发言 . 要尽量简明具体、不必多说客套话 .
13、重要活动中、要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机、或将其调至静音状态 .
14、严格按展览规定的时间参展和撤展、不迟到、不早退 .
15、展出时、接待观众要热情、主动、耐心、不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串、出现摊位无人照管现象 . 展馆和展位应保持清洁、注意防火、防盗 .
